1. Institusi pendidikan pemohon mengajukan surat permohonan pelaksanaan kegiatan pendidikan kepada Direktur Utama dan calon peserta didik yang akan beraktivitas di RSUI memenuhi kelengkapan dokumen dan mengisi data diri sesuai dengan "Berkas yang dibutuhkan" di bagian bawah.
2. Direktur Utama mendisposisikan surat permohonan kepada:
   1. Direktur Medik dan Keperawatan yang dilanjutkan kepada Unit Diklitlat.
   2. Komite Koordinasi Pendidikan.
3. Usulan permohonan izin pelaksanaan kegiatan pendidikan akan diverifikasi kelengkapan berkasnya dan ditelaah oleh Komite Koordinasi Pendidikan bersama Unit Diklitlat.
4. Dalam rentang waktu maksimal 4 (empat) hari kerja setelah pemohon memenuhi kelengkapan dokumen pengajuan kegiatan pendidikan, pemohon memaparkan proposal kegiatan pendidikan yang diajukan kepada Komite Koordinasi Pendidikan, Unit Diklitlat, dan Unit Tertuju Magang/Praktik Klinik. Apabila dirasa proposal kegiatan perlu diperbaiki, proses akan dilanjutkan setelah pemohon menyerahkan proposal kegiatan terbaru kepada Unit Diklitlat. Pemohon melakukan pemaparan proposal kegiatan terbaru apabila diperlukan.
5. Komite Koordinasi Pendidikan dan Unit Diklitlat melakukan koordinasi dengan Unit Tertuju Magang/Praktik Klinik untuk mendapatkan rekomendasi terhadap pengajuan kegiatan pendidikan selambat-lambatnya 11 (sebelas) hari kerja setelah perbaikan proposal kegiatan diterima dan disetujui oleh Unit Diklitlat.
6. Unit Diklitlat melalui Sub-Direktorat Sumber Daya Manusia menugaskan Manajer/Kepala Unit Kerja Tertuju Magang/Praktik Klinik sebagai Pembimbing Lapangan untuk memberikan pembelajaran, supervisi, dan evaluasi terhadap peserta magang/praktik klinik. Dalam pelaksanaannya, Manajer/Kepala Unit dapat dibantu oleh anggota timnya melalui delegasi tugas dengan tanggung jawab tetap berada di Manajer/Kepala Unit.
7. Hasil rekomendasi Unit Tertuju Magang/Praktik Klinik menjadi bahan pertimbangan Komite Koordinasi Pendidikan dan Unit Diklitlat untuk memberikan rekomendasi lanjutan kepada Direktur Medik dan Keperawatan.
8. Hasil rekomendasi lanjutan Direktur Medik dan Keperawatan menjadi pertimbangan untuk pemberian izin pelaksanaan kegiatan pendidikan dari Direktur Utama.
9. RSUI menerbitkan invoice biaya pelaksanaan kegiatan pendidikan.
10. Pemohon melunasi biaya pendidikan sesuai jumlah tertagih.
11. Surat Izin Direktur Utama Rumah Sakit Universitas Indonesia Tentang Pelaksanaan Magang oleh Mahasiswa akan dikeluarkan untuk usulan permohonan pelaksanaan kegiatan pendidikan yang sudah mendapat persetujuan.
12. Surat izin pelaksanaan magang disimpan di Unit Diklitlat dan salinannya diberikan kepada pemohon, Komite Koordinasi Pendidikan dan Unit Tertuju Magang/Praktik Klinik.
13. Masa berlaku surat izin pelaksanaan magang di RSUI sesuai dengan periode pelaksanaan kegiatan yang tertera pada proposal yang diajukan.
14. Peserta melaksanakan kegiatan sesuai dengan proposal yang telah disetujui dan apabila terjadi perubahan pada pelaksanaannya, peserta harus melaporkannya kepada Unit Diklitlat dan Komite Koordinasi Pendidikan.
15. Setelah kegiatan selesai, peserta melakukan diseminasi hasil magang/praktik klinik dan memberikan laporan akhir dalam bentuk salinan cetak dan digital kepada Unit Diklitlat dan Unit Tertuju Magang/Praktik Klinik.
16. Unit Diklitlat mengeluarkan Surat Keterangan Selesai Magang kepada peserta.

1. Program Studi/Fakultas diunggah melalui tautan berikut ini
   1. Surat pengantar permohonan izin pelaksanaan kegiatan pendidikan dari Institusi Pendidikan, ditujukan kepada Direktur Utama Rumah Sakit Universitas Indonesia.
   2. Proposal kegiatan pendidikan.
   3. Matriks kegiatan* Unduh
   4. Surat Pernyataan Pelaksanaan Kegiatan Pendidikan* (bermaterai). Unduh
   5. Dokumen Pendukung Lainnya (buku panduan kegiatan, panduan supervisi, silabus modul, dsb.)
2. Peserta Didik diunggah melalui tautan berikut ini.
   1. Surat Pernyataan Pelaksanaan Kegiatan Pendidikan pada Masa Pandemi COVID-19* (bermaterai) Unduh
   2. Surat Keterangan Hasil Pemeriksaan COVID-19 dari RSUI
      Bagi kegiatan yang dilaksanakan secara luring, sebagaimana tercantum pada Surat Pernyataan Pelaksanaan Kegiatan Pendidikan pada Masa Pandemi COVID-19, peserta didik diharuskan melampirkan hasil pemeriksaan COVID-19 dengan metode swab PCR yang dilakukan di RSUI. Pemeriksaan dilakukan maksimal 3 hari dan minimal 1 hari sebelum kegiatan dimulai. Adapun peserta didik dapat memulai kegiatan secara luring apabila diperoleh hasil pemeriksaan negatif. Bila hasil yang diperoleh positif, maka pelaksanaan kegiatan untuk peserta didik yang bersangkutan ditunda dan yang bersangkutan diminta untuk dapat melakukan karantina mandiri selama 14 hari. Kegiatan baru dapat dimulai setelah peserta didik memperoleh hasil pemeriksaan swab PCR negatif sebanyak 2 (dua) kali dan telah mendapat rekomendasi DPJP dan Unit K3 RSUI. Hasil pemeriksaan dapat dikirimkan ke alamat surel komkordik@rs.ui.ac.id (cc diklatlit@rs.ui.ac.id ).

Pertanyaan mengenai alur pengajuan dan pengisian formulir elektronik dapat diajukan kepada Staf Pengelola Pendidikan nama PIC 1: Kesuma Lintang Pakasi pada nomor WhatsApp berikut ini atau nama PIC 2: Bagas Rizkinanda pada nomor WhatsApp berikut ini atau juga dapat melalui surel ke alamat komkordik@rs.ui.ac.id (cc diklatlit@rs.ui.ac.id )